Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng trong 30 phút với giấy note, bìa hồ sơ và kẹp

Một chiếc bàn làm việc lộn xộn không chỉ khó nhìn. Nó lấy đi của bạn vài phút mỗi lần cần tìm một tờ hóa đơn, một bản hợp đồng hay số điện thoại ghi vội trên mép giấy. Cộng dồn lại cả ngày, đó là khoảng thời gian không nhỏ. Tin tốt là dọn bàn không nhất thiết phải là dự án lớn cuối tuần. Với vài món văn phòng phẩm quen thuộc và ba mươi phút tập trung, bạn có thể đưa bàn làm việc về trạng thái dễ dùng, rồi giữ nó như vậy bằng thói quen năm phút cuối ngày.

Chuẩn bị trước khi bắt đầu

Trước khi đụng vào bàn, hãy chuẩn bị sẵn những món sau để không phải đứng dậy giữa chừng:

• Bốn đến sáu bìa hồ sơ nhựa khác màu, loại có nút bấm hoặc khóa dây.
• Một hộp kẹp bướm cỡ 25mm hoặc 32mm và một hộp kẹp giấy tam giác.
• Một tệp giấy note cỡ 76 x 76mm, nên có ít nhất ba màu.
• Một cây bút dạ để ghi nhãn lên bìa.
• Một thùng giấy hoặc túi lớn để đựng giấy cần hủy.
• Khăn lau và một ít nước lau bàn.

Hãy đặt hẹn giờ ba mươi phút trên điện thoại. Giới hạn thời gian giúp bạn quyết định nhanh thay vì cầm từng tờ giấy lên rồi đắn đo. Nguyên tắc là mỗi tờ giấy chỉ được cầm lên một lần và phải có chỗ đi ngay.

Phút 0 đến 10: dọn trống và phân loại

Bước đầu tiên nghe hơi cực đoan nhưng hiệu quả: dọn trống toàn bộ mặt bàn. Chuyển mọi thứ sang một chiếc ghế hoặc một góc sàn bên cạnh. Chỉ khi nhìn thấy mặt bàn trống, bạn mới nhận ra mình thật sự cần bao nhiêu diện tích và bao nhiêu thứ đang chiếm chỗ vô ích.

Tiếp theo, phân loại đống giấy tờ thành bốn chồng:

• Cần xử lý ngay: việc phải làm trong tuần này.
• Đang theo dõi: chờ phản hồi, chờ duyệt, chờ thanh toán.
• Lưu trữ: tài liệu đã xong nhưng cần giữ lại.
• Hủy: bản nháp cũ, bản in lỗi, tờ rơi, giấy tờ đã có bản điện tử.

Đừng đọc kỹ từng tờ ở bước này. Nhìn tiêu đề, nhìn ngày tháng, quyết định trong vài giây. Chồng hủy thường lớn hơn bạn nghĩ, và đó là tín hiệu tốt. Với giấy tờ có thông tin cá nhân hoặc số tài khoản, hãy để riêng để cắt nhỏ trước khi bỏ đi.

Phút 10 đến 20: đưa giấy tờ vào bìa hồ sơ theo màu

Đây là lúc những chiếc bìa hồ sơ phát huy tác dụng. Thay vì xếp theo tên khách hàng hay tên dự án, hãy thử xếp theo trạng thái công việc và gán cho mỗi trạng thái một màu cố định:

• Bìa đỏ: cần xử lý ngay.
• Bìa vàng: đang theo dõi.
• Bìa xanh lá: tham khảo thường dùng, ví dụ bảng giá, danh bạ đối tác.
• Bìa xanh dương hoặc trong suốt: tài liệu lưu trữ, chờ chuyển vào tủ.

Hệ thống màu có lợi thế là não nhận ra màu nhanh hơn đọc chữ. Chỉ cần liếc qua là biết bìa nào cần mở trước. Dùng bút dạ ghi nhãn ngắn gọn lên góc bìa, và ghi thêm ngày bắt đầu nếu cần.

Trong mỗi bìa, dùng kẹp bướm để gom từng bộ tài liệu liên quan. Một bộ hợp đồng kèm phụ lục, một bộ hóa đơn của cùng nhà cung cấp, một bộ bản vẽ của cùng hạng mục. Kẹp bướm giữ chắc hơn kẹp tam giác với tập dày trên mười tờ, và càng kẹp có thể gập xuống nên bìa vẫn đóng phẳng. Kẹp tam giác thì dành cho hai ba tờ cần đi cùng nhau, như một tờ trình kèm bảng số liệu.

Mẹo gắn giấy note làm nhãn

Với tài liệu trong bìa vàng, hãy dán một tờ giấy note lên trang đầu ghi rõ đang chờ ai, chờ việc gì và hạn ngày nào. Khi mở bìa ra, bạn không cần đọc lại cả tập mới nhớ vì sao nó ở đó. Khi việc đã xong, gỡ tờ note và chuyển tài liệu sang bìa lưu trữ.

Phút 20 đến 25: sắp xếp lại mặt bàn theo vùng

Lau sạch mặt bàn rồi mới đặt đồ trở lại. Hãy chia mặt bàn thành ba vùng theo tầm với:

• Vùng chính trước mặt: chỉ để máy tính, bàn phím, chuột và tài liệu đang làm. Đây là khu vực phải trống nhiều nhất.
• Vùng trong tầm tay: ống cắm bút, tệp giấy note, bìa đỏ và bìa vàng, điện thoại. Những thứ dùng nhiều lần trong ngày.
• Vùng xa: bìa xanh, dập ghim, máy tính cầm tay, băng keo. Những thứ dùng vài lần trong tuần.

Ống cắm bút là nơi hay bị đầy ắp nhất. Hãy thử từng cây một, cây nào không ra mực thì bỏ ngay. Giữ lại ba đến năm cây bút viết, một bút dạ quang, một bút chì. Phần còn lại cất vào ngăn kéo làm dự phòng. Kéo, dao rọc giấy và thước kẻ cũng nên để trong ngăn kéo thay vì cắm cùng bút.

Phút 25 đến 30: dựng hệ thống giấy note nhắc việc

Năm phút cuối dành cho việc biến giấy note thành công cụ quản lý công việc thay vì những mảnh giấy dán lung tung trên màn hình. Cách đơn giản nhất là làm một bảng ba cột trên vách ngăn hoặc một tấm bìa cứng: Cần làm, Đang làm, Đã xong.

Mỗi việc là một tờ note, ghi ngắn gọn bằng động từ: "Gọi lại chị Hà về báo giá", "Gửi hóa đơn tháng Chín", "Duyệt bản in tờ rơi". Đầu ngày, chuyển một đến ba tờ từ cột Cần làm sang Đang làm. Làm xong thì chuyển sang Đã xong. Cuối tuần gỡ cột Đã xong xuống, nhìn lại thấy mình đã làm được bao nhiêu việc.

Nên dùng màu note theo mức độ: vàng cho việc thường, hồng cho việc gấp, xanh cho việc cá nhân. Đừng dán quá mười tờ ở cột Cần làm, vì bảng quá dày thì bạn sẽ ngừng nhìn vào nó. Việc nào chưa cần làm trong tuần thì ghi vào sổ, không dán lên bảng.

Mẹo nhỏ: dùng kẹp bướm để gom dây cáp

Dây sạc điện thoại, dây chuột, dây tai nghe thường là thứ làm mặt bàn trông rối nhất, dù giấy tờ đã được xếp gọn. Một chiếc kẹp bướm cỡ 25mm kẹp vào mép bàn là giải pháp rẻ mà gọn: luồn đầu dây qua hai tay cầm kim loại của kẹp, đầu cắm sẽ bị giữ lại, không tuột xuống sàn mỗi lần rút điện thoại ra. Mỗi kẹp giữ một dây, và bạn có thể dán một mẩu giấy note nhỏ lên thân kẹp để ghi dây đó dùng cho thiết bị nào.

Với những dây dài chạy dưới gầm bàn, gom chúng lại thành bó rồi dùng băng keo giấy quấn vài vòng hoặc kẹp bằng một chiếc kẹp bướm lớn hơn gắn vào chân bàn. Việc này mất chưa tới hai phút nhưng khiến góc làm việc gọn hẳn, lại dễ lau chùi hơn vì dây không nằm lòng thòng trên sàn.

Giữ bàn gọn bằng thói quen năm phút cuối ngày

Dọn một lần thì dễ, giữ được mới khó. Bí quyết là dành năm phút trước khi tắt máy để đưa bàn về trạng thái ban đầu: giấy tờ đang làm cho vào bìa đỏ, tờ note đã xong gỡ xuống, cốc nước mang đi rửa, bút cắm lại vào ống. Sáng hôm sau, bạn bắt đầu với một mặt bàn sạch và biết ngay việc đầu tiên cần làm là gì.

Mỗi thứ Sáu, dành thêm mười phút để xem lại bìa vàng, việc nào đã có phản hồi thì xử lý, và chuyển bớt bìa lưu trữ vào tủ. Một tháng một lần, kiểm tra ống bút và ngăn kéo, bỏ những thứ không còn dùng.

Nếu văn phòng bạn cần đồng bộ bìa hồ sơ, kẹp và giấy note cho cả phòng ban, Văn Phòng Phẩm Thành Công có mảng cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp với chiết khấu theo số lượng. Liên hệ hotline 0901 234 567 hoặc email cskh@vanphongphamthanhcong.vn để được gửi báo giá.